Agent vocal IA, répondeur ou secrétariat externalisé : que choisir ?
Par Alexis Goriou, VOKIA ·
Quand on rate des appels, trois solutions reviennent : le répondeur, le secrétariat externalisé et l'agent vocal IA. Chacune a sa place. Voici comment les départager.
Le répondeur
Il ne coûte presque rien, mais beaucoup de clients raccrochent sans laisser de message et appellent le concurrent suivant. Il ne qualifie rien : vous devez tout réécouter et rappeler.
Le secrétariat externalisé
Une personne répond avec votre nom, ce qui rassure. Le coût dépend du nombre d'appels et les horaires sont limités. C'est une bonne option si vos appels demandent beaucoup de nuance.
L'agent vocal IA
Il décroche tout de suite, à toute heure, pose les questions que vous avez définies et vous envoie une fiche claire. Il convient bien aux demandes répétitives : urgence ou devis, prise de rendez-vous, coordonnées.
Sa limite : les situations très inhabituelles. On prévoit alors un transfert vers vous ou un message pour rappel.
Comment choisir
Si vos appels se ressemblent et que le plus important est de ne pas en perdre, l'agent vocal est souvent le plus simple. Si chaque appel est unique et sensible, un humain reste préférable. Les deux peuvent aussi se combiner.
Questions fréquentes
Un agent vocal remplace-t-il une secrétaire ?
Pas toujours. Il prend en charge les appels répétitifs et laisse à une personne les cas qui demandent du jugement.
Mes clients vont-ils comprendre qu'ils parlent à une IA ?
L'agent se présente de façon transparente selon vos consignes. L'important est qu'il réponde vite et utilement.